LAS ORGANIZACIONES II

ELEMENTOS DE LAS ORGANIZACIONES

Son los recursos con los que cuenta para cumplir su objetivo, y se dividen en:

1. Recursos humanos: son los integrantes que trabajan en la organización de forma permanente

2. Recursos materiales: instalaciones, muebles, útiles, computadoras, maquinaria, etc.

3. Recursos naturales o energéticos: la tierra, el agua, la luz solar y la energía eléctrica

4. Ideas, conocimiento e información: son los recursos que se originan a partir del intelecto de los individuos, tales como el avance científico o tecnológico. La información, entre otras cosas, está construida por los datos relevantes que permitan encontrar la solución a un problema.

5. Recursos tecnológicos: se refiere a mucho mas que la maquinaria, sito también a los medios estandarizados para lograr un objetivo o un resultado predeterminado. O sea que son tanto elementos (microscopio) como procedimientos o tareas (técnicas) Por ejemplo, la secuencia de acciones para que el correo entregue una carta en tiempo y forma. 

6. Nombre, marcas, prestigio y símbolos: el nombre es un valor para preservar por los miembros de la organización, la distingue entre otras. Es un recurso que debe ser cuidado frente a las circunstancias diversas que ocurren en el mercado. La marca puede coincidir o no con el nombre de la entidad, pero cumple con las mismas funciones. Los símbolos representan los valores que la organización quiere trasmitir. 

7. Recursos funcionales: son el tiempo y el presupuesto. Expertos sobre el tema de administración de organizaciones aducen que el tiempo es el recurso fundamental para planear la actividad organizacional. A su vez, también es primordial tener en cuenta el dinero necesario para desarrollar los servicios o producir los bienes. Un presupuesto pauta la manera de administrar lo que se posee, esclarecer lo que se necesita y decidir lo que se financia.

LA EXPRESIÓN DE LA ESTRUCTURA FORMAL: LOS ORGANIGRAMAS

Es la expresión de la organización de forma graficada

Para su confección, usualmente, se utilizan rectángulos, pero también pueden ser utilizados otros símbolos unidos con líneas

Si bien el organigrama no muestra las relaciones informales, muestra en un golpe de vista cuales son las posiciones que existen en la organización, como están agrupadas y de que manera se comunica la autoridad formal.

Las convenciones que se suelen utilizar para la elaboración de los organigramas son:

· Los niveles de igual jerarquía se ubican a la misma altura

· El tamaño de los rectángulos debe ser igual para las posiciones que se encuentran en el mismo nivel en la estructura

· Cada rectángulo debe incluir la denominación de la posición o cargo

· Las líneas establecen ángulos rectos. Si existe una línea importante de alcance cruzado, se la puede representar con líneas de puntos

· Deben evitarse los diseños complicados, ya que dificultan la interpretación.

MANUALES DE LA ORGANIZACIÓN

Guían el accionar de sus integrantes. Cuando una organización cuenta con un nuevo miembro, es útil darle a conocer este material que le brinda una idea general de la manera que se efectúa las tareas, los objetivos organizacionales, la ideología que da el marco de las acciones, etc. Se pueden ubicar tres tipos de manuales: 

1. Manual de política: presenta las políticas que establecieron los directivos de la organización que expresan intenciones y creencias de nivel jerárquico superior. Son parámetros para la toma de decisiones de la organización. Clarifican por qué existe la misma, adonde se quiere ir, y cómo se pretende llegar.

2. Manual de funciones: esclarece las responsabilidades de cada cargo, sus atribuciones con respecto al personal que depende de cada jefe, el orden en que deben reemplazarse los empleados en caso de estar ausentes. Para su confección se debe usar un lenguaje entendible para todos. Son guías para la búsqueda de un nuevo personal y que brindan datos sobre la descripción de cada puesto. Debe indicar el nombre del cargo, bajo que autoridad esta, que autoridad tiene sobre otros, y cuales son las funciones u objetivos dentro de la empresa (el cómo logra esos objetivos se encuentra explicado en los manuales de procedimientos)

3. Manual de procedimientos: da a conocer cómo se debe desempeñar el trabajo y cuál debe ser la secuencia de actividades para el logro de los objetivos y explica las pautas para todos los sectores intervinientes. Se expresa en pasos a seguir (primero, segundo, tercero)